과제 계획서, 연구 내용만 쓰면 되는 게 아니다
연구과제에 지원할 때 계획서를 써야 한다는 건 누구나 안다. 연구 배경, 목적, 방법론, 기대 성과. 이런 내용들을 정리해서 써야 한다는 것도 어느 정도 예상할 수 있다. 하지만 처음 과제 계획서를 쓰는 사람들이 예상하지 못하는 부분이 있다.
예산 계획을 함께 작성해야 한다는 것이다. 이 과제를 수행하는 데 얼마의 돈이 필요하고, 그 돈을 어떤 항목에 어떤 비율로 쓸 것인지를 구체적으로 작성해야 한다. 연구 내용보다 이 예산 파트에서 막히는 경우가 많다.
처음 써보는 사람이라면 “연구비를 내가 쓰고 싶은 대로 쓰면 되는 것 아닌가?”라고 생각할 수 있다. 하지만 그렇지 않다. 규정이 있고, 비율이 있고, 기관마다 다른 지침이 있다.
비목이란 무엇인가?
연구비는 ‘비목’이라는 분류 체계에 따라 나뉜다. 대표적인 비목들을 보면 이렇다.
인건비. 연구에 참여하는 사람들에게 지급하는 비용이다. 학생 연구원, 박사후연구원, 전임연구원 등의 인건비가 여기에 해당한다. 인건비는 전체 연구비에서 차지하는 비율이 정해져 있는 경우가 많다.
연구재료비. 실험에 필요한 시약, 소모품, 재료 등을 구매하는 비용이다. 화학공학 분야에서는 이 비목이 상당한 비중을 차지하는 경우가 많다.
연구활동비. 학회 참가비, 출장비, 자료 구입비 등이 포함된다.
간접비. 기관 운영비 명목으로 연구비의 일정 비율을 기관에 납부하는 비용이다. 이 비율은 기관마다, 과제 종류마다 다르다.
이 외에도 위탁연구비, 연구장비·재료비, 전산처리비 등 다양한 비목들이 있다. 그리고 각 비목에는 전체 연구비 대비 상한선이나 하한선이 규정으로 정해져 있는 경우가 많다.
왜 예산 파트가 가장 시간이 오래 걸리나?
연구 내용은 평소에 연구하던 것을 정리하면 되지만, 예산은 그렇지 않다. 처음 접하는 사람에게는 완전히 새로운 세계다.
가장 어려운 부분은 비목별 금액 비율을 맞추는 것이다. 예를 들어 어떤 과제에서는 “인건비는 전체 연구비의 몇 % 이상이어야 한다”, “간접비는 직접비의 몇 % 이내여야 한다”는 식의 규정이 있다. 이 규정들을 모두 지키면서 총액을 맞추려면 여러 번 계산을 반복해야 한다.
더 복잡한 것은 과제 종류마다, 지원 기관마다 이 규정이 다르다는 점이다. 같은 사람이 두 개의 과제 계획서를 쓰더라도, 과제 성격에 따라 예산 구성이 완전히 달라질 수 있다. 경험 없이 이것을 처음 혼자 하려고 하면 몇 시간을 소비하고도 맞추지 못하는 경우가 생긴다.
선배·교수님한테 반드시 물어봐야 하는 이유
예산 계획서를 처음 쓸 때 가장 중요한 것은 경험자에게 물어보는 것이다. 비슷한 과제를 이미 써봤거나 수행해본 선배, 또는 지도교수님이 가장 좋은 정보원이다.
이론적인 설명보다 “우리 연구실에서 이전에 비슷한 과제를 쓸 때 인건비를 이렇게 배분했었어”라는 실제 경험이 훨씬 도움이 된다. 어떤 비목에 여유를 두고, 어떤 비목을 빡빡하게 잡는지는 해본 사람만이 알 수 있다.
중요한 것은 이해될 때까지 물어봐야 한다는 것이다. 한 번 설명을 들었는데 이해가 안 된다면, 다시 물어보는 것을 망설이지 말자. 이해하지 못한 채로 예산서를 제출하면 나중에 수정 요청이 오거나, 과제 수행 중에 예산 집행에서 문제가 생길 수 있다.
행정 부서 담당자와 긴밀하게 연락하라
선배나 교수님도 모르는 경우가 있다. 특히 새로운 유형의 과제이거나, 기관의 규정이 바뀐 경우에는 경험자의 이야기가 현재 규정과 다를 수도 있다.
이럴 때는 반드시 기관의 행정 부서 담당자에게 직접 물어봐야 한다. 대학이나 연구소에는 연구지원팀이나 산학협력단 같은 부서가 있고, 연구비 관련 행정을 담당하는 선생님들이 있다.
이 분들은 해당 기관에서 적용하는 최신 규정을 가장 잘 알고 있다. 예산 계획서를 제출하기 전에 담당자에게 검토를 요청하는 것이 가장 확실한 방법이다. 조금 번거롭게 느껴질 수 있지만, 사전에 확인하는 것이 나중에 수정 요청을 받는 것보다 훨씬 효율적이다.
과제 계획서에서 연구 내용은 연구자의 영역이고, 예산은 행정과 연구자가 함께 만드는 영역이다. 혼자 해결하려 하지 말고, 적극적으로 도움을 요청하자. 그것이 가장 빠르고 정확하게 예산 계획서를 완성하는 방법이다.
예산 계획서 작성 시 실수를 줄이는 팁
예산 계획서를 처음 쓸 때 자주 발생하는 실수들이 있다. 미리 알아두면 시행착오를 줄일 수 있다.
비목별 한도를 먼저 확인하자. 예산서를 쓰기 전에 이 과제에서 각 비목에 허용되는 최대·최소 비율을 먼저 정리해두자. 그것을 기준으로 역산하면 각 비목의 금액 범위가 나온다. 이 범위 안에서 실제 필요한 금액을 배분하면 된다.
간접비를 마지막에 계산하자. 간접비는 직접비 총액에 기관의 간접비율을 곱해서 나오는 경우가 많다. 직접비를 먼저 다 정하고 나서 간접비를 계산해 총액을 맞추는 것이 순서다.
전년도 유사 과제 예산서를 참고하자. 연구실에 이전에 수행했던 비슷한 과제의 예산서가 있다면 참고하는 것이 좋다. 실제로 통과된 예산서가 가장 좋은 참고 자료다.
예산 계획서 작성은 처음이 가장 어렵다. 한 번 제대로 배워두면 다음부터는 훨씬 빠르게 작성할 수 있게 된다. 첫 번째 예산서 작성에 충분한 시간을 투자하고, 모르는 부분은 반드시 확인하고 넘어가자.
📚 관련 글
💡 저자의 경험: 이 글은 박사과정 중 연구과제 계획서 작성과 예산 계획 경험을 바탕으로 작성되었습니다.